کد خبر : 75715
    تاریخ انتشار : جمعه 12 آذر 1400    

درباه برنامه ریزی برای انجام مذاکره 

پایگاه خبری نمانامه: از زمانی که بشر به فردای خود اندیشید، برای آینده هدف تعیین کرد و به این ترتیب فرایند برنامه ریزی آغاز شد. برنامه ریزی گذر از یک گام به گام بعدی نیست بلکه فرآندی خلاق است و می تواند پیش از تصمیم نهایی چندین مرتبه تغییر و بازبینی شود.

برای برنامه ریزی متخصصان از زوایای مختلفی، تعاریف متعددی ارائه کرده اند. برنامه ریزی عبارت است از:

۱( تعیین هدف، یافتن و ساختن راه های رسیدن به آن.

۲( تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد.

۳( تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و ساختن راهها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم میکند .

۴( طراحی عملیاتی که شیء یا موضوعی را بر مبنای شیوه ای که از پیش تعریف شده تغییر بدهد.

۵( برای دست یافتن به هدف مد نظر، باید قبل از تلاش فیزیکی با اقدام انجام به کار، تلاش ذهنی با برنامه ریزی کافی صورت بگیرد.

برنامه ریزی یعنی انتخاب اهداف درست و انتخاب میر، راه و روش درست برای تأمین هدف، به عبارتی در برنامه ریزی، اهداف و اقدامات لازم برای مواجهه با تغییرات و عوامل نامطمئن پیش بینی می شود. برنامه ریزی ترسیم نمایی از گذشته برای تصمیم گیری در زمان حال برای انجام اقدامی در آینده است.

به طور کلی، برنامه ریزی به آن دسته از اقداماتی گفته میشود که مشتمل بر پیش بینی هدف ها و اقدامات لازم تغییرات و مواجه شدن با عوامل نامطمئن، از طریق تنظیم عملیات آینده است. هدف اساسی برنامه ریزی، کاهش نسبت به اتفاق های احتمالی و اتخاذ تدابیری هماهنگ برای دستیابی به موفقیت های سازمانی است .

داشتن برنامه یکی از ضرورت ها و ویژگی های اساسی و پیش نیاز های روانی زندگی است که برای انجام هر کاری به بهترین شیوه به آن نیازمندیم. بنابراین، برنامه ریزی جزء جدانشدنی زندگی است و در زمان ها و مکان های مختلف انسانها به آن نیازمندند و باید از آن بهره گیری کنند. حال می توانیم این طور استنباط کنیم که مذاکره هم مانند هر فرایند و رویهای در زندگی نیازمند برنامه ریزی است به این معنا که مذاکره کننده باید اهداف ،سناریوها و هر آنچه که تا کتون برای پیشبرد یک مذاکره آماده کرده است، سازماندهی کند تا بتواند طبق یک الگوی مشخص این موارد را پیش ببرد، آمادگی ذهنی خود را از بابت پیشبرد اهداف حفظ کند و در جریان مذاکره گام به گام به جلو حرکت کند.

بنابراین، بدیهی است که یک مذاکره کننده حرفه ای باید طبق برنامه از پیش تعیین شده وارد مذاکره شود و مرحله به مرحله به جلو حرکت کند. با این اوصاف مذاکره کننده برای جریان سازی مذاکرات نیاز مبرمی به برنامه ریزی دارد.

این مرحله شامل نکات و متغیرهای استفاده شده در جریان مذاکره است و همین طور شفاف سازی مراحل مذاکره از ابتدا تا انتها از نتایج این مرحله است.

بنابراین، پس از مکتوب کردن سناریوها در مرحله قبل باید کار کردهای سناریوها و اینکه هر یک در کجا استفاده می شوند و … را تعیین کنیم.

در نهایت، می توان به طور خلاصه بیان کرد که هدف از برنامه ریزی برای مذاکرات آماده شدن برای آنچه که درمذاکره پیش رو خواهد بود و آماده کردن خود برای رویدادهای آتی در جریان مذاکرات است .

آغاز مذاکرات

یکی از عناصر مهم در تعاریف امروزی از مذاکره، فرایندی بودن مذاکره است و به بیان دیگر، مذاکره یک اتفاق منفرد و نگمرحله ای نیست، بلکه زنجیره ای از فعالیت ها و اقدامات مختلف است که برخی از آنها حتی پیش از آغاز گفت و گو انجام می شوند.

در زنجیره فعالیتهای مدنظر، هدف تأمین منافع متقابل است. بر این اساس مهمترین پایۀ مذاکره، شناخت درست و بازنگری است. از این نظر، مذاکره یک حادثه یا واقعۀ منفرد نیست بلکه مجموعه ای از فعالیت ها و اقدامات است که اغلب مدت ها پیش از انجام اصل مذاکره آغاز و تا زمان پس از پایان مذاکره نیز ادامه می یابد

این مرحله ای است که مذاکره به صورت عملیاتی انجام می شود و چندان توضیح و تشریحی ندارد.

تمامی گام هایی که تا اینجا به آنها پرداختیم، گام های پیش از مذاکره محسوب می شوند و آمادگی مذاکره در این مراحل رقم می خورد. از این گام به بعد به طور رسمی وارد فرایند مذاکره می شویم و خودبه خود فرآیند عملیاتی شدن مذاکرات آغاز می شود. در این مرحله وارد فضای مذاکره می شویم، اینکه در مذاکرات چه خواهد گذشت و چه مسائلی پیش روی ما خواهد بود و … در این گام به بعد به صورت عملیاتی پیگیری خواهد شد.

در بخش ها و فصول بعدی مسائل و نکات مربوط به آغاز مذاکره به طور مفصل شرح و گسترش داده خواهد شد .

اینکه آغاز کندۀ مذاکره چه کسی باشد، برای موفقیت در مذاکره چطور آن را شروع کنیم و تکنیک های شروع یک مذاکره چیست. پرداختن به این نکات بسیار ضروری است و نقشی اساسی در پیشبرد جریان مذاکره ایفا میکند .

 مدیریت و پیگیری مذاکرات

گام بسیار مهمی که با آن روبه رو هستیم، مدیریت مذاکره است. مذاکره فقط با شروع پیش نمی رود، بلکه مدیریتمذاکره سبب پیشبرد روند مذاکرات می شود.

در این مرحله دو اتفاق روی خواهد داد؛ یکی مدیریت جریان مذاکره و دیگری پیگیری جریان مذاکره.

در مدیریت جریان مذاکره، زمانی که روند مذاکرات آغاز می شود چگونگی اجرای گام های برنامه ریزی شده در دستور کار قرار می گیرد تا بتوان به اهداف مد نظر دست پیدا کرد.

مدیریت مذاکره لزوماً اداره جریان مذاکره نیست، بلکه به منزله پیشبرد مذاکره طبق برنامه از پیش تعیین شده است و در نهایت، انتظارات مثبتی از دستاوردهای مذاکره ایجاد می کند.

بنابراین، نقشه خوانی تیم مقابل، داشتن تجهیزات لازم و سناریوهای لازم و … در کنار یکدیگر می توانند در مدیریت و پیشبرد جریان مذاکره تأثیر زیادی داشته باشند.

جزء بعدی این گام پیگیری مذاکره است. در توضیح این گام می توان این طور بیان کرد که مذاکره با شروع و مدیریت آن تکمیل نمی شود، بلکه جریان مذاکرات همچنان بعد از این مراحل جاری است. مذاکره ضرورتاً با پیگیری کردن آن اداره می شود.

بنابراین علاوه بر پیش بینی، برنامه ریزی و آماده سازی شود برای مذاکرات که جزء پیش نیاز های ضروری محسوب می شوند، باید جریان مذاکره را مدیریت کرده و پس از آن دستاوردهای مذاکره را پیگیری کنیم تا بتوانیم به نتایج مطلوب خود دست یابیم.

خاتمۀ مذاکره

در دنیای امروز بین همه مذاکره کنندگان حرفه ای قانون نانوشته ای وجود دارد؛ این قانون بیان می کند که مذاکره بی نتیجه، مذاکره مؤثر و ارزشمندی نیست و مذاکره کننده قوی کسی است که مذاکره را به نتیجه می رساند. این مسئله به این معناست که اگر مذاکرهای ناتمام بماند، اعتبار مذاکره کنندگان از دست خواهد رفت و این نشان میدهد که باید تمامی کسانی که در جریان مذاکره وارد می شوند خود را متعهد و ملزم به نتیجه گیریاز مذاکره کنند.

باور اشتباهی که بسیاری از افراد دارند این است که هرگاه در جریان مذاکره نتوانند منافع خود را تأمین کننده حرفه ای ترین رفتار بر هم زدن مذاکره است. در صورتی که بهترین کار، پیشبرد فرایندهای مذاکره به سمت نتیجه است حتی اگر این فرایند طولانی شود.

البته این مطلب به منزله به دست آوردن رضایت طرف مقابل تحت هر شرایطی نیست بلکه منظوره بسته شدن مذاکره به دلیل استانداردهای انسانی و رفتاری است. حتی اگر نتوانیم با طرف مقابل به توافق برسیم، پسندیدہ ترین روش، بستن مذاکره است تا بتوانیم مسیر بعدی را مشخص کنیم. این موضوع را به وفور می توان در رفتارها و مذاکرات بین المللی مشاهده کرد. در نتیجه، از ویژگی های یک مذاکره کننده حرفه ای می توان به توانایی اخذ نتیجه خوب از مذاکره و معرفی خود به عنوان مذاکره کننده حرفه ای اشاره کرد.

بنابراین، خاتمه مذاکره دو الزام دارد. الزام ابتدایی، وجود خاتمه برای هر جلسۀ مذاکره است و الزام دوم در دست داشتن طرح، برنامه و الگوی مشخصی برای خانمه مذاکره است تا بتوانیم میزان دستیابی به اهداف و … را ارزیابی کنیم .

پیگیری و صیانت از نتایج مذاکره

بسیار واضح است که طی فرآیند مذاکره هزینه های بسیار زیاد مالی، مادی، زمانی و فرصت های متعدد را پرداخته و در نهایت، احتمالا به توافقی هم رسیده ایم. حال سؤال مهم اینجاست که با توجه به وجود مشغله های بسیار زیاد انسانها و مذاکره کنندگان چطور می توان از نتایج مذاکره صیانت کرد؟

در جواب این سوال می توان این مطور بیان کرد که از ملزومات صیانت از نتایج مذاکره، داشتن بخشی در مذاکرات است که بتوان از طریق آن، نتایج را دنبال کرد. زمانی که حاصل مذاکره که در قالب توافق مکتوب شده بدون استفاده باقی بماند، کاری از پیش نمی رود و بسیاری از اتفاق ها ممکن است به خلاف نتایج مذاکره بیفتد. اما هنگامی که مذاکرات به نتیجه برسد و پس از آن به طور مرتب این نتایج پیگیری شود و برای دستاوردها تلاششود و احتمال دور زدن طرف مقابل هم کاهش داده شود، بهترین اتفاق از مذاکره حاصل می شود. بنابراین، پسا مرحله ای در مذاکرات وجود دارد که جزء مذاکره نیست، ولی به ماندگاری، استاندارد شدن و مستقر شدن مذاکره کمک می کند و آن چیزی جز پیگیری و صیانت از مذاکره نیست.

مذاکره ای خوب است که نتیجه آن لمس شود. زمانی نتیجه مذاکره حس می شود که بعد از خانمه مذاکره ،پیگیری و رصد نتایج و دستاوردها را در برنامه داشته باشیم و آنها را همواره دنبال کنیم.

 

ارسال نظر شما
مجموع نظرات : 0 در انتظار بررسی : 0 انتشار یافته : ۰
  • نظرات ارسال شده توسط شما، پس از تایید توسط مدیران سایت منتشر خواهد شد.
  • نظراتی که حاوی تهمت یا افترا باشد منتشر نخواهد شد.
  • نظراتی که به غیر از زبان فارسی یا غیر مرتبط با خبر باشد منتشر نخواهد شد.